Datenschutzerklärung

2. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), sowie
• Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten bei uns (Art. 21 DSGVO).

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, z. B. bei der für Nordrhein-Westfalen zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

3. Erhebung allgemeiner Daten und Informationen (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website erfasst unsere Infrastruktur eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen (z. B. IP-Adresse, verwendeter Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten). Diese Daten werden insbesondere zur sicheren Bereitstellung unserer Website, zur Erkennung von Angriffen sowie zu statistischen Zwecken verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der technischen Stabilität und Sicherheit unserer Systeme).

4. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung von ZapX ist die Anlage eines Kundenkontos erforderlich. Die dabei erhobenen Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift) werden zur Vertragserfüllung sowie zur Verwaltung des Kundenverhältnisses verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen auf unserer Website Cookies ein. Beim ersten Besuch wird dir ein Cookie-Banner angezeigt, über den du einwilligen, ablehnen oder deine Auswahl je Kategorie individuell anpassen kannst (notwendige, funktionale, Performance- und Werbe-Cookies). Eine detaillierte, aktuelle Liste aller eingesetzten Cookies inklusive Zweck, Anbieter und Speicherdauer findest du im Cookie-Banner sowie in dessen Einstellungsbereich. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen.

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zur Abwicklung von Zahlungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Stripe) ein. Hierbei werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Zahlungsmittel-Informationen, Rechnungsdaten) an Stripe übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung). Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe.

7. E-Mail-Versand (Mailgun)

Für den Versand betriebsnotwendiger E-Mails (z. B. Bestell- und Rechnungsbestätigungen, Sicherheitshinweise, Hinweise zu gesperrten oder zur Löschung anstehenden Diensten) sowie von Werbe- und Kundenbetreuungs-E-Mails an Bestandskunden (siehe Abschnitt 23) nutzen wir den E-Mail-Zustelldienst Mailgun. Hierzu werden deine E-Mail-Adresse sowie der jeweilige Nachrichteninhalt an Mailgun übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung, bzw. lit. f, berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen E-Mail-Zustellung; bei Werbe- und Kundenbetreuungs-E-Mails Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG).

8. WhatsApp-Benachrichtigungen (optional)

Sofern du dies in deinen Konto-Einstellungen ausdrücklich aktivierst, versenden wir bestimmte Benachrichtigungen zusätzlich über die WhatsApp Business API von Meta Platforms Ireland Limited. Hierfür wird deine hinterlegte Telefonnummer an Meta übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung). Du kannst diese Funktion jederzeit in deinen Konto-Einstellungen wieder deaktivieren.

9. Objektspeicher für Backups und Datei-Uploads (AWS S3)

Zur Speicherung von Backups und bestimmten Datei-Uploads (z. B. im Zusammenhang mit TeamSpeak-Servern) nutzen wir den Objektspeicherdienst Amazon S3 der Amazon Web Services EMEA SARL. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des jeweiligen Vertrags über die gebuchte Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Fehler-Monitoring (Sentry)

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler auf unserer Plattform setzen wir den Fehler-Monitoring-Dienst Sentry der Functional Software, Inc. ein. Dabei können technische Fehlerinformationen sowie ggf. Teile von Anfrage- oder Nutzerkontext-Daten verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und fehlerfreien Plattform).

11. Analyse und Marketing (Google Tag Manager / Google Analytics)

Wir nutzen den Google Tag Manager und darüber eingebundene Google-Analytics-Dienste der Google Ireland Limited, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten. Diese Dienste werden erst aktiv, nachdem du der entsprechenden Kategorie im Cookie-Banner ausdrücklich zugestimmt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung nach Google Consent Mode); ohne deine Einwilligung bleiben Analyse- und Werbe-Cookies deaktiviert. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

12. Content Delivery Network und DDoS-Schutz (Cloudflare)

Zum Schutz unserer Plattform vor Überlastungsangriffen (DDoS) und zur Beschleunigung der Auslieferung setzen wir den Dienst Cloudflare, Inc. als vorgeschalteten Reverse Proxy ein. Dabei wird technisch bedingt der gesamte Datenverkehr zwischen deinem Endgerät und unseren Servern über die Infrastruktur von Cloudflare geleitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einer sicheren und verfügbaren Plattform).

13. Künstliche Intelligenz (OpenAI)

Auf unserer Plattform setzen wir KI-gestützte Funktionen ein, z. B. den Support-Assistenten (Chat mit Zappy, auch für nicht angemeldete Besucher), die Assistenten in den Bereichen deiner Dienste (z. B. Gameserver, vServer, Dedicated Server, TeamSpeak, Discord-Bot, Domains), die Analyse von Konsolenausgaben und Konfigurationsdateien, Konfigurations- und Plugin-Generatoren, die Hilfe-Suche, den Shop-Berater, Domain-Namensvorschläge sowie Zusammenfassungen von Kündigungsfeedback. Dabei werden deine Eingaben sowie, soweit für die Beantwortung erforderlich, Kontext zu deinem Kundenkonto und deinen Diensten (z. B. Dienstbezeichnung, Konfigurationseinstellungen, Konsolen- und Log-Auszüge, Bestell- und Dienstaktivitäten) an Sprachmodelle von OpenAI übermittelt (OpenAI Ireland Limited, Dublin, bzw. deren verbundene Unternehmen in den USA). Die Antworten und Chatverläufe speichern wir, damit du sie wieder aufrufen kannst; zur Qualitätssicherung werden Chatverläufe zudem ausgewertet, ebenfalls mit Hilfe von OpenAI-Modellen.

OpenAI verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Wir nutzen die Programmierschnittstelle von OpenAI mit deaktivierter serverseitiger Gesprächsspeicherung (store=false). Nach den Angaben von OpenAI werden Eingaben und Ausgaben der Programmierschnittstelle nicht zum Training der Modelle verwendet, und Protokolle zur Missbrauchserkennung werden standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 21).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir genutzten Funktion), bei Besuchern ohne Vertragsverhältnis (z. B. Support-Chat) sowie für die Qualitätsanalyse der Chatverläufe Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Support und an der Verbesserung der Funktionen). Der Auswertung deiner Chatverläufe zur Qualitätssicherung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. per E-Mail an info@zap-hosting.com.

Bitte gib in KI-Chats keine Passwörter, Zugangsdaten oder besonders sensiblen Daten (Art. 9 DSGVO) ein und keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Namen, E-Mail-Adressen oder Nachrichten anderer Personen), es sei denn, du bist berechtigt, diese Daten an uns weiterzugeben.

14. Domain-Registrierung (Registrar)

Bei der Registrierung, dem Transfer und der Verwaltung von Domains übermitteln wir die dafür erforderlichen Kontaktdaten des Domaininhabers (Name, ggf. Organisation, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie, soweit vorhanden, Anrede/Geschlecht und Faxnummer) an unseren Registrar-Dienstleister Antagus und, je nach Domainendung, an die jeweils zuständige Registry. Die Registry verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung nach den für die jeweilige Domainendung geltenden Regeln der Registrierungsstelle; ob und in welchem Umfang Inhaberdaten öffentlich abrufbar sind (z. B. über WHOIS oder RDAP), richtet sich nach diesen Regeln und kann je nach Domainendung unterschiedlich sein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung).

15. Anmeldung über Drittanbieter (GitHub, Google, Discord, Steam)

Optional kannst du dich mit einem Konto von GitHub (GitHub, Inc.), Google (Google Ireland Limited) oder Discord (Discord, Inc.) bei uns anmelden bzw. dieses mit deinem Kundenkonto verknüpfen. Ein Steam-Konto (Valve Corporation, über Steam OpenID) kannst du ausschließlich mit einem bestehenden Kundenkonto verknüpfen; eine Anmeldung über Steam ist nicht möglich. Dabei erhalten wir vom jeweiligen Anbieter die für Anmeldung und Verknüpfung erforderlichen Profildaten (z. B. Konto-Kennung, Benutzername und, soweit vom Anbieter bereitgestellt, E-Mail-Adresse; bei Steam erhalten wir ausschließlich die Steam-ID); der Anbieter erfährt, dass du dich bei uns anmeldest bzw. ein Konto verknüpfst. Die Nutzung ist freiwillig; du kannst dich stattdessen per E-Mail-Code anmelden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anmeldung und Verknüpfung, die du ausdrücklich veranlasst). Für die Bereitstellung seines eigenen Kontos ist der jeweilige Anbieter eigener Verantwortlicher; es gelten dessen Datenschutzhinweise. Die Verknüpfung kannst du in deinen Konto-Einstellungen wieder lösen.

16. Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch (z. B. bei der Anmeldung per E-Mail-Code, der Newsletter-Anmeldung und bestimmten Formularen) setzen wir Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc. ein. Dabei werden technische Merkmale deines Browsers sowie deine IP-Adresse zur Prüfung an Cloudflare übermittelt; Cloudflare verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Plattform und am Schutz vor Missbrauch). Du kannst der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; ohne die Prüfung können die geschützten Funktionen allerdings nicht genutzt werden.

17. Log-Auswertung (Axiom)

Betriebs- und Fehlerprotokolle unserer Plattform, die technische Kennungen wie Konto- oder Dienst-IDs und IP-Adressen enthalten können, übermitteln wir zur Fehleranalyse und für den sicheren Betrieb an den Log-Dienst Axiom (Axiom, Inc.) und werten sie dort aus. Axiom verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); die Übermittlung in die USA stützen wir auf Standardvertragsklauseln bzw. den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (siehe Abschnitt 21). Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren Plattform). Die Aufbewahrung richtet sich nach Abschnitt 22.

18. PayPal (Zahlungsart und Partner-Auszahlungen)

Je nach Währung und Verfügbarkeit bieten wir PayPal als Zahlungsart an. Die Abwicklung erfolgt über Stripe; dabei verarbeitet auch PayPal deine Zahlungsdaten (u. a. die PayPal-E-Mail-Adresse). Nimmst du am Partnerprogramm teil, speichern wir die von dir angegebene PayPal-E-Mail-Adresse bzw. Bankverbindung für die Auszahlung deiner Provision und geben sie für die Auszahlung an den jeweiligen Zahlungsdienst bzw. das Kreditinstitut weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

19. Aufgabenverwaltung (ClickUp)

Für die interne Bearbeitung nutzen wir das Aufgabenverwaltungssystem ClickUp (Mango Technologies, Inc., USA). Dorthin übermitteln wir Bewerbungen für das Partnerprogramm (Name, E-Mail-Adresse und die von dir gemachten Angaben zu deinem Kanal) sowie, wenn unser Support eine Anfrage intern weiterverfolgt, Name, E-Mail-Adresse und Kundennummer, Betreff und eine Zusammenfassung der Support-Konversation. ClickUp verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f, berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 21.

20. Benachrichtigungen an von dir eingerichtete Kanäle

Du kannst in deinen Konto-Einstellungen Discord-, Slack-, Telegram- oder Webhook-Ziele einrichten, an die wir Benachrichtigungen zu deinen Diensten und deinem Konto senden (z. B. Serverabstürze, Ressourcen-Warnungen). Dafür übermitteln wir den Inhalt der Benachrichtigung (u. a. Dienstbezeichnung und Ereignis) an das von dir angegebene Ziel; die Zieladresse speichern wir verschlüsselt. Für die dortige Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter bzw. der Betreiber deines Webhooks selbst verantwortlich. Die Funktion ist freiwillig; du kannst Kanäle jederzeit löschen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

21. Auftragsverarbeitung und Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister (z. B. OpenAI, Anthropic, Mailgun, Sentry, Axiom, Cloudflare, ClickUp, Amazon Web Services) personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. GitHub, Google, Discord und Valve sind bei der Anmeldung bzw. Kontoverknüpfung für ihre eigenen Konten selbst Verantwortliche.

Einige der in dieser Datenschutzerklärung genannten Empfänger (insbesondere OpenAI, Anthropic, Cloudflare, Sentry, Axiom, ClickUp, GitHub, Discord, Valve, Stripe, PayPal und Google) haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten auch über verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter in den USA, also in einem Land außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung erfolgt, wenn der Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO), andernfalls auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Bei OpenAI und Anthropic stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der jeweiligen Garantien kannst du bei uns anfordern (info@zap-hosting.com).

22. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Du kannst dein Konto jederzeit in deinen Kontoeinstellungen löschen. Die Löschung wird 14 Tage nach deinem Antrag ausgeführt; bis dahin kannst du sie über den Link in der Bestätigungs-E-Mail oder nach dem Anmelden abbrechen. Danach löschen oder anonymisieren wir deine personenbezogenen Daten, soweit keine der folgenden Aufbewahrungspflichten entgegensteht:

• Rechnungen, Buchungsbelege sowie Bestell-, Zahlungs- und Vertragsdaten einschließlich Erstattungen und Rückbuchungen: 8 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG);
• Aufzeichnungen zu Leistungen an Verbraucher in anderen EU-Mitgliedstaaten, die wir über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) abrechnen, einschließlich der Angaben, mit denen wir das Land der Leistung bestimmen (z. B. Land der Rechnungsadresse): 10 Jahre (§ 22 Abs. 1 UStG; Art. 63c Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011);
• Supportanfragen und sonstige geschäftliche Korrespondenz von Konten mit Bestellungen: 6 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB). Ohne Bestellung löschen wir sie zusammen mit dem Konto.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und enden nicht, solange die Festsetzungsfrist für die Steuern, für die die Unterlagen von Bedeutung sind, noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Während der Aufbewahrung schränken wir die Verarbeitung dieser Daten ein und nutzen sie nur für den jeweiligen Aufbewahrungszweck (Art. 18 DSGVO, § 35 Abs. 3 BDSG); danach löschen wir sie.

Außerdem behalten wir, wenn du Werbung widersprochen hast, deine E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit du auch nach der Löschung keine Werbung mehr von uns erhältst, sowie Zahlungsmerkmale (z. B. Kartenkennung, PayPal-Konto), die wir wegen Zahlungsbetrugs oder missbräuchlicher Rückbuchungen gesperrt haben, zur Betrugsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn du von der Legacy-Plattform von ZAP-Hosting zu ZapX umgezogen bist, behalten wir außerdem den Umzugsdatensatz: deine alte E-Mail-Adresse, den alten Benutzernamen und die alten Dienst-IDs. Er dient als Nachweis der von dir akzeptierten Umzugsbedingungen und der Abwicklung des Umzugs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Angaben löschen wir nicht zusammen mit dem Konto.

Für gesperrte Lifetime-Produkte gilt § 8 unserer AGB: Die auf dem Produkt gespeicherten Daten bleiben ab der Sperre mindestens 14 Tage vollständig erhalten. Danach können wir das Produkt archivieren. Das Archiv bewahren wir mindestens sechs Monate auf, damit wir das Produkt bei einer Entsperrung wiederherstellen können; danach kann es gelöscht werden. Bei Dedicated Servern kann die Hardware nach Ablauf der 14 Tage freigegeben werden, dabei werden alle Datenträger gelöscht. Vor einer Archivierung, einer Freigabe oder der Löschung eines Archivs informieren wir dich per E-Mail.

23. Direktwerbung an Bestandskunden und persönliche Betreuung

Wir nutzen die E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung oder im Zusammenhang mit einer Bestellung angegeben hast, um dich als Kunde per E-Mail über eigene ähnliche Produkte und Angebote sowie über Tipps zu deinen Diensten zu informieren und dich persönlich zu betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG; berechtigtes Interesse an Kundenbetreuung und Direktwerbung). Bei der Registrierung, im Bestellvorgang und beim Umzug von Legacy-Diensten weisen wir dich darauf hin und speichern als Nachweis, dass dir der Hinweis angezeigt wurde (Zeitpunkt, Textversion und Ort der Anzeige).

Damit die Nachrichten zu dir passen, werten wir Daten aus deinem Kundenkonto aus:

• Bestellungen und gebuchte Produkte,
• die Nutzung deiner Dienste (z. B. Neustarts, Backups, Konfigurationsänderungen),
• die von dir aufgerufenen Bereiche im Kundenbereich,
• Login-Zeitpunkte,
• Support-Anfragen sowie
• die Herkunft deiner Registrierung bzw. Bestellung (Einstiegsseite, Kampagnenparameter und verweisende Seite).

Teile dieser Nachrichten werden von KI-Systemen erstellt und in der Nachricht als solche gekennzeichnet. Dafür übermitteln wir die oben genannten Kontodaten an Anthropic (Claude), das in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) tätig ist; die Übermittlung in die USA stützen wir auf Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 21). Für die Übermittlung der E-Mails nutzen wir Mailgun (siehe Abschnitt 7). Die Dialoge mit dir speichern wir und werten sie zur Qualitätssicherung aus, ebenfalls mit Hilfe dieser KI-Systeme.

Du kannst der Verwendung deiner E-Mail-Adresse für Direktwerbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) – in deinen E-Mail-Einstellungen oder über den Abmeldelink in jeder E-Mail –, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung nach Art. 22 DSGVO statt.

24. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.