Opmerking over deze vertaling
Deze vertaling wordt uitsluitend ter informatie aangeboden. De versie van deze privacyverklaring die je hebt geaccepteerd, is de Engelstalige versie, die juridisch bindend is; bij afwijkingen tussen deze vertaling en de Engelse versie is de Engelse versie doorslaggevend.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:
ZAP-Hosting GmbH
Hafenweg 8, 48155 Münster, Duitsland
E-mail: info@zap-hosting.com
2. Je rechten als betrokkene
Binnen het kader van de geldende wettelijke bepalingen heb je te allen tijde het recht op:
- inzage in de persoonsgegevens die wij over jou hebben opgeslagen (art. 15 AVG),
- rectificatie van onjuiste persoonsgegevens (art. 16 AVG),
- wissing van de bij ons over jou opgeslagen persoonsgegevens (art. 17 AVG),
- beperking van de verwerking van gegevens (art. 18 AVG),
- gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG), alsmede
- bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ons (art. 21 AVG).
Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van je persoonsgegevens door ons, bijvoorbeeld bij de bevoegde autoriteit voor Noordrijn-Westfalen.
3. Verzameling van algemene gegevens en informatie (serverlogbestanden)
Bij het bezoeken van onze website verzamelt onze infrastructuur een reeks algemene gegevens en informatie (bijv. IP-adres, gebruikt browsertype, datum en tijdstip van toegang, bezochte pagina's). Deze gegevens worden met name verwerkt om onze website veilig aan te bieden, aanvallen te detecteren en voor statistische doeleinden (rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder f), AVG, gerechtvaardigd belang bij de technische stabiliteit en veiligheid van onze systemen).
4. Registratie en klantaccount
Voor het gebruik van ZapX is het aanmaken van een klantaccount vereist. De hierbij verzamelde gegevens (o.a. naam, e-mailadres, factuuradres) worden verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst en voor het beheer van de klantrelatie (art. 6, lid 1, onder b), AVG).
6. Betalingsverwerking (Stripe)
Voor de afhandeling van betalingen maken wij gebruik van de betalingsdienstverlener Stripe Payments Europe, Ltd. (Stripe). Hierbij worden de voor de betalingsverwerking benodigde gegevens (bijv. betaalmiddelgegevens, factuurgegevens) aan Stripe doorgegeven (art. 6, lid 1, onder b), AVG, uitvoering van de overeenkomst). Meer informatie over gegevensbescherming bij Stripe vind je in het privacybeleid van Stripe.
7. Verzending van e-mails (Mailgun)
Voor het versturen van bedrijfsnoodzakelijke e-mails (bijv. bestel- en factuurbevestigingen, beveiligingsmeldingen, meldingen over geblokkeerde of te verwijderen diensten) en van e-mails voor reclame en klantbegeleiding aan bestaande klanten (zie sectie 23) maken wij gebruik van de e-mailbezorgdienst Mailgun. Hiertoe worden je e-mailadres en de betreffende berichtinhoud doorgegeven aan Mailgun (art. 6, lid 1, onder b), AVG, uitvoering van de overeenkomst, of onder f), gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare e-mailbezorging; voor e-mails voor reclame en klantbegeleiding art. 6, lid 1, onder f), AVG in samenhang met § 7 Abs. 3 UWG).
8. WhatsApp-meldingen (optioneel)
Indien je dit uitdrukkelijk activeert in je accountinstellingen, versturen wij bepaalde meldingen bovendien via de WhatsApp Business API van Meta Platforms Ireland Limited. Hiertoe wordt je opgeslagen telefoonnummer doorgegeven aan Meta (art. 6, lid 1, onder a), AVG, toestemming). Je kunt deze functie te allen tijde weer uitschakelen in je accountinstellingen.
9. Objectopslag voor back-ups en bestandsuploads (AWS S3)
Voor de opslag van back-ups en bepaalde bestandsuploads (bijv. in verband met TeamSpeak-servers) maken wij gebruik van de objectopslagdienst Amazon S3 van Amazon Web Services EMEA SARL. De verwerking vindt plaats ter uitvoering van de betreffende overeenkomst voor de afgenomen dienst (art. 6, lid 1, onder b), AVG).
10. Foutmonitoring (Sentry)
Voor het detecteren en verhelpen van technische fouten op ons platform maken wij gebruik van de foutmonitoringdienst Sentry van Functional Software, Inc. Hierbij kunnen technische foutinformatie alsmede, indien van toepassing, delen van verzoek- of gebruikerscontextgegevens worden verwerkt (art. 6, lid 1, onder f), AVG, gerechtvaardigd belang bij een functioneel en foutvrij platform).
11. Analyse en marketing (Google Tag Manager / Google Analytics)
Wij maken gebruik van Google Tag Manager en, daarmee, van Google Analytics-diensten van Google Ireland Limited om het gebruik van onze website statistisch te analyseren. Deze diensten worden pas geactiveerd nadat je uitdrukkelijk hebt ingestemd met de betreffende categorie in de cookiebanner (art. 6, lid 1, onder a), AVG, toestemming via Google Consent Mode); zonder je toestemming blijven analyse- en advertentiecookies gedeactiveerd. Je kunt je toestemming te allen tijde via de cookiebanner intrekken.
12. Content delivery network en DDoS-bescherming (Cloudflare)
Ter bescherming van ons platform tegen overbelastingsaanvallen (DDoS) en ter versnelling van de contentlevering maken wij gebruik van Cloudflare, Inc. als voorgeschakelde reverse proxy. Om technische redenen wordt al het verkeer tussen je eindapparaat en onze servers via de infrastructuur van Cloudflare geleid (art. 6, lid 1, onder f), AVG, gerechtvaardigd belang bij een veilig en beschikbaar platform).
13. Kunstmatige intelligentie (OpenAI)
Op ons platform gebruiken we AI-functies, bijv. de supportassistent (chat met Zappy, ook voor niet-ingelogde bezoekers), de assistenten in de onderdelen van je diensten (bijv. gameservers, vServers, dedicated servers, TeamSpeak, Discord-bots, domeinen), de analyse van consoleoutput en configuratiebestanden, configuratie- en plugingeneratoren, de helpzoekfunctie, de shopadviseur, domeinnaamsuggesties en samenvattingen van opzegfeedback. Daarbij worden je invoer en, voor zover nodig om te antwoorden, context over je klantaccount en je diensten (bijv. naam van de dienst, configuratie-instellingen, console- en logfragmenten, bestel- en dienstactiviteit) doorgegeven aan taalmodellen van OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Dublin, of haar gelieerde ondernemingen in de VS). We slaan de antwoorden en chatgeschiedenissen op zodat je ze opnieuw kunt openen; voor kwaliteitsborging worden chatgeschiedenissen bovendien geanalyseerd, eveneens met behulp van OpenAI-modellen.
OpenAI verwerkt deze gegevens in onze opdracht als verwerker (art. 28 AVG). We gebruiken de OpenAI-API met uitgeschakelde opslag van gesprekken aan de serverzijde (store=false). Volgens OpenAI worden invoer en uitvoer van de API niet gebruikt om haar modellen te trainen, en worden logbestanden voor misbruikdetectie standaard maximaal 30 dagen bewaard. De doorgifte naar de VS baseren we op modelcontractbepalingen (zie sectie 21).
De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG (levering van de functie die je gebruikt); voor bezoekers zonder contractuele relatie (bijv. supportchat) en voor de kwaliteitsanalyse van chatgeschiedenissen is dit art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij goed werkende support en bij de verbetering van de functies). Je kunt te allen tijde met werking voor de toekomst bezwaar maken tegen de analyse van je chatgeschiedenissen voor kwaliteitsborging (art. 21 AVG), bijv. per e-mail aan info@zap-hosting.com.
Voer in AI-chats geen wachtwoorden, toegangsgegevens of bijzonder gevoelige gegevens (art. 9 AVG) in, en geen persoonsgegevens van derden (bijv. namen, e-mailadressen of berichten van andere personen), tenzij je bevoegd bent deze gegevens aan ons door te geven.
14. Domeinregistratie (registrar)
Bij het registreren, overdragen en beheren van domeinen geven we de daarvoor benodigde contactgegevens van de domeinhouder (naam, eventueel organisatie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en, voor zover beschikbaar, aanspreekvorm/geslacht en faxnummer) door aan onze registrardienstverlener Antagus en, afhankelijk van de domeinextensie, aan het bevoegde register. Het register verwerkt de gegevens onder eigen verantwoordelijkheid volgens de regels die gelden voor de betreffende domeinextensie; of en in hoeverre houdergegevens openbaar raadpleegbaar zijn (bijv. via WHOIS of RDAP), hangt van deze regels af en kan per domeinextensie verschillen (art. 6 lid 1 sub b AVG, uitvoering van de overeenkomst).
15. Inloggen via externe aanbieders (GitHub, Google, Discord, Steam)
Optioneel kun je bij ons inloggen met een account van GitHub (GitHub, Inc.), Google (Google Ireland Limited) of Discord (Discord, Inc.) of een dergelijk account aan je klantaccount koppelen. Een Steam-account (Valve Corporation, via Steam OpenID) kan alleen aan een bestaand klantaccount worden gekoppeld; inloggen via Steam is niet mogelijk. Daarbij ontvangen we van de betreffende aanbieder de profielgegevens die nodig zijn voor het inloggen en koppelen (bijv. account-ID, gebruikersnaam en, indien door de aanbieder verstrekt, e-mailadres; bij Steam ontvangen we uitsluitend het Steam-ID); de aanbieder ziet dat je bij ons inlogt of een account koppelt. Het gebruik is vrijwillig; je kunt in plaats daarvan inloggen met een e-mailcode. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG (inloggen en koppelen dat je uitdrukkelijk in gang zet). Voor het verstrekken van zijn eigen account is de betreffende aanbieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; zijn privacyverklaringen zijn van toepassing. Je kunt de koppeling op elk moment in je accountinstellingen verwijderen.
16. Botbescherming (Cloudflare Turnstile)
Ter bescherming tegen geautomatiseerd misbruik (bijv. bij inloggen met een e-mailcode, aanmelding voor de nieuwsbrief en bepaalde formulieren) gebruiken we Cloudflare Turnstile van Cloudflare, Inc. Voor deze controle worden technische kenmerken van je browser en je IP-adres aan Cloudflare doorgegeven; Cloudflare verwerkt deze gegevens als onze verwerker (art. 28 AVG). De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilig platform en bij bescherming tegen misbruik). Je kunt op grond van art. 21 AVG bezwaar maken tegen de verwerking; zonder de controle kunnen de beschermde functies echter niet worden gebruikt.
17. Loganalyse (Axiom)
Bedrijfs- en foutlogs van ons platform, die technische identificatoren zoals account- of dienst-ID's en IP-adressen kunnen bevatten, geven we voor foutanalyse en veilige werking door aan de logdienst Axiom (Axiom, Inc.), waar ze worden geanalyseerd. Axiom verwerkt de gegevens als onze verwerker (art. 28 AVG); de doorgifte naar de VS baseren we op modelcontractbepalingen of op het adequaatheidsbesluit inzake het EU-VS-privacykader (EU-US Data Privacy Framework) (zie sectie 21). De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij een goed werkend en veilig platform). De bewaring wordt beheerst door sectie 22.
18. PayPal (betaalmethode en partneruitbetalingen)
Afhankelijk van valuta en beschikbaarheid bieden we PayPal aan als betaalmethode. De afwikkeling verloopt via Stripe; daarbij verwerkt ook PayPal je betaalgegevens (waaronder het PayPal-e-mailadres). Als je deelneemt aan het partnerprogramma, slaan we het door jou opgegeven PayPal-e-mailadres of de bankgegevens op voor de uitbetaling van je commissie en geven we deze voor de uitbetaling door aan de betreffende betaaldienst of kredietinstelling (art. 6 lid 1 sub b AVG).
19. Taakbeheer (ClickUp)
Voor de interne afhandeling gebruiken we het taakbeheersysteem ClickUp (Mango Technologies, Inc., VS). Daarheen sturen we aanmeldingen voor het partnerprogramma (naam, e-mailadres en de door jou verstrekte gegevens over je kanaal) en, wanneer onze support een verzoek intern opvolgt, naam, e-mailadres en klantnummer, onderwerp en een samenvatting van het supportgesprek. ClickUp verwerkt deze gegevens als onze verwerker (art. 28 AVG; art. 6 lid 1 sub b AVG of sub f, gerechtvaardigd belang bij een ordelijke afhandeling van verzoeken). Zie voor de doorgifte naar de VS sectie 21.
20. Meldingen naar kanalen die je instelt
In je accountinstellingen kun je Discord-, Slack-, Telegram- of webhookdoelen instellen waarnaar we meldingen over je diensten en je account sturen (bijv. servercrashes, resourcewaarschuwingen). Hiervoor geven we de inhoud van de melding (waaronder naam van de dienst en gebeurtenis) door aan het door jou opgegeven doel; het doeladres slaan we versleuteld op. Voor de verwerking aldaar is de betreffende aanbieder of de beheerder van je webhook zelf verantwoordelijk. De functie is vrijwillig; je kunt kanalen op elk moment verwijderen (art. 6 lid 1 sub b AVG).
21. Verwerkers en doorgifte aan derde landen
Voor zover dienstverleners (bijv. OpenAI, Anthropic, Mailgun, Sentry, Axiom, Cloudflare, ClickUp, Amazon Web Services) persoonsgegevens in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken, gebeurt dit op basis van verwerkersovereenkomsten op grond van art. 28 AVG. Bij het inloggen of het koppelen van een account zijn GitHub, Google, Discord en Valve zelf verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen accounts.
Sommige van de in dit privacybeleid genoemde ontvangers (met name OpenAI, Anthropic, Cloudflare, Sentry, Axiom, ClickUp, GitHub, Discord, Valve, Stripe, PayPal en Google) zijn gevestigd in de VS of verwerken gegevens ook via gelieerde ondernemingen of subverwerkers in de VS, dus in een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Als de ontvanger onder het EU-VS-privacykader (EU-US Data Privacy Framework) is gecertificeerd, berust de doorgifte op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG); anders berust zij op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG). Voor OpenAI en Anthropic vertrouwen we op de modelcontractbepalingen. Je kunt bij ons een kopie van de betreffende waarborgen opvragen (info@zap-hosting.com).
22. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens in beginsel alleen zolang dit noodzakelijk is voor de betreffende verwerkingsdoeleinden of zolang een wettelijke bewaarplicht geldt.
Je kunt je account op elk moment verwijderen in je accountinstellingen. De verwijdering wordt 14 dagen na je verzoek uitgevoerd; tot die tijd kun je haar annuleren via de link in de bevestigingsmail of nadat je bent ingelogd. Daarna verwijderen of anonimiseren wij je persoonsgegevens, tenzij een van de volgende bewaarplichten zich daartegen verzet:
- facturen, boekingsbescheiden en bestel-, betalings- en contractgegevens, inclusief terugbetalingen en chargebacks: 8 jaar (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG);
- administratie van diensten aan consumenten in andere EU-lidstaten die wij via het éénloketsysteem (OSS) aangeven, inclusief de gegevens waarmee wij het land van de dienst bepalen (bijv. het land van het factuuradres): 10 jaar (§ 22 Abs. 1 UStG; art. 63 quater van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011);
- supportverzoeken en overige zakelijke correspondentie van accounts met bestellingen: 6 jaar (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB). Zonder bestelling verwijderen wij ze samen met het account.
Deze termijnen gaan in aan het einde van het kalenderjaar waarin het document is ontstaan en eindigen niet zolang de aanslagtermijn voor de belastingen waarvoor de documenten van belang zijn nog loopt (§ 147 Abs. 3 AO). Tijdens de bewaring beperken wij de verwerking van deze gegevens en gebruiken wij ze alleen voor het betreffende bewaardoel (art. 18 AVG, § 35 Abs. 3 BDSG); daarna verwijderen wij ze.
Daarnaast bewaren wij, als je bezwaar hebt gemaakt tegen reclame, je e-mailadres op een blokkeerlijst, zodat je ook na de verwijdering geen reclame meer van ons ontvangt, en betaalkenmerken (bijv. kaartkenmerk, PayPal-account) die wij wegens betalingsfraude of misbruik van chargebacks hebben geblokkeerd, ter voorkoming van fraude (art. 6, lid 1, onder f, AVG).
Als je van het oude ZAP-Hosting-platform (Legacy) naar ZapX bent overgestapt, bewaren wij daarnaast het migratiedossier: je oude e-mailadres, je oude gebruikersnaam en de oude dienst-ID's. Het dient als bewijs van de migratievoorwaarden die je hebt aanvaard en voor de afhandeling van de migratie (art. 6, lid 1, onder f, AVG). Wij verwijderen deze gegevens niet samen met het account.
Voor geblokkeerde Lifetime-producten geldt § 8 van onze algemene voorwaarden: de op het product opgeslagen gegevens blijven vanaf de blokkering ten minste 14 dagen volledig bewaard. Daarna kunnen wij het product archiveren. Het archief bewaren wij ten minste zes maanden, zodat wij het product bij een deblokkering kunnen herstellen; daarna kan het worden verwijderd. Bij dedicated servers kan de hardware na afloop van de 14 dagen worden vrijgegeven, waarbij alle schijven worden gewist. Wij informeren je per e-mail vóór een archivering, een vrijgave of de verwijdering van een archief.
23. Direct marketing aan bestaande klanten en persoonlijke begeleiding
We gebruiken het e-mailadres dat je bij de registratie of in verband met een bestelling hebt opgegeven om je als klant per e-mail te informeren over eigen soortgelijke producten en aanbiedingen en over tips voor je diensten, en om je persoonlijk te begeleiden (art. 6, lid 1, onder f), AVG in samenhang met § 7 Abs. 3 UWG; gerechtvaardigd belang bij klantbegeleiding en direct marketing). Bij de registratie, tijdens het bestelproces en bij de verhuizing van Legacy-diensten wijzen we je hierop en slaan we als bewijs op dat de melding aan je is getoond (tijdstip, tekstversie en plaats van weergave).
Om de berichten op jou af te stemmen, analyseren we gegevens uit je klantaccount:
- bestellingen en geboekte producten,
- het gebruik van je diensten (bijv. herstarts, back-ups, configuratiewijzigingen),
- de onderdelen van de klantomgeving die je bezoekt,
- inlogtijdstippen,
- supportverzoeken en
- de herkomst van je registratie of bestelling (instappagina, campagneparameters en verwijzende pagina).
Delen van deze berichten worden door AI-systemen opgesteld en in het bericht als zodanig gemarkeerd. Daarvoor geven we de hierboven genoemde accountgegevens door aan Anthropic (Claude), dat in onze opdracht optreedt als verwerker (art. 28 AVG); de doorgifte naar de VS baseren we op modelcontractbepalingen (zie sectie 21). Voor de verzending van de e-mails gebruiken we Mailgun (zie sectie 7). De dialogen met jou slaan we op en analyseren we voor kwaliteitsborging, eveneens met behulp van deze AI-systemen.
Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen het gebruik van je e-mailadres voor direct marketing (art. 21, lid 2, AVG) – in je e-mailinstellingen of via de afmeldlink in elke e-mail –, zonder dat daarvoor andere kosten ontstaan dan de verzendkosten volgens de basistarieven. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft of je in vergelijkbare mate aanzienlijk treft in de zin van art. 22 AVG.
24. Wijziging van dit privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid aan te passen, zodat het steeds voldoet aan de actuele wettelijke vereisten, of om wijzigingen in onze diensten in het privacybeleid te verwerken. Voor je volgende bezoek geldt dan het nieuwe privacybeleid.