Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest:
ZAP-Hosting GmbH
Hafenweg 8, 48155 Münster, Niemcy
E-mail: info@zap-hosting.com

2. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą

W ramach obowiązujących przepisów prawa masz w każdym czasie prawo do:

• uzyskania informacji o przechowywanych przez nas Twoich danych osobowych (art. 15 RODO),
• sprostowania nieprawidłowych danych osobowych (art. 16 RODO),
• usunięcia przechowywanych przez nas Twoich danych osobowych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO), a także
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych (art. 21 RODO).

Masz ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych, np. do organu właściwego dla Nadrenii Północnej-Westfalii.

3. Zbieranie danych ogólnych i informacji (pliki dziennika serwera)

Podczas korzystania z naszej strony internetowej nasza infrastruktura zbiera szereg danych i informacji ogólnych (np. adres IP, rodzaj używanej przeglądarki, datę i godzinę dostępu, odwiedzane strony). Dane te są przetwarzane w szczególności w celu bezpiecznego udostępniania naszej strony internetowej, wykrywania ataków oraz do celów statystycznych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, uzasadniony interes polegający na zapewnieniu stabilności technicznej i bezpieczeństwa naszych systemów).

4. Rejestracja i konto klienta

Korzystanie z ZapX wymaga założenia konta klienta. Zebrane przy tym dane (m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, adres do rozliczeń) są przetwarzane w celu wykonania umowy oraz zarządzania relacją z klientem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

5. Pliki cookie i zarządzanie zgodami

Na naszej stronie internetowej stosujemy pliki cookie. Przy pierwszej wizycie wyświetlany jest baner cookie, za pomocą którego można wyrazić zgodę, odmówić jej lub indywidualnie dostosować wybór dla poszczególnych kategorii (pliki cookie niezbędne, funkcjonalne, wydajnościowe i reklamowe). Szczegółową, aktualną listę wszystkich stosowanych plików cookie wraz z celem, dostawcą i okresem przechowywania można znaleźć w banerze cookie oraz w jego ustawieniach. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić ze skutkiem na przyszłość.

6. Obsługa płatności (Stripe)

Do obsługi płatności korzystamy z usług dostawcy usług płatniczych Stripe Payments Europe, Ltd. (Stripe). Dane niezbędne do obsługi płatności (np. informacje o środku płatniczym, dane rozliczeniowe) są w tym celu przekazywane Stripe (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, wykonanie umowy). Więcej informacji na temat ochrony danych u Stripe można znaleźć w polityce prywatności Stripe.

7. Wysyłka wiadomości e-mail (Mailgun)

Do wysyłki wiadomości e-mail niezbędnych do prowadzenia działalności (np. potwierdzeń zamówień i faktur, informacji dotyczących bezpieczeństwa, powiadomień o zablokowanych lub przewidzianych do usunięcia usługach) oraz wiadomości reklamowych i dotyczących opieki nad klientem kierowanych do obecnych klientów (zob. punkt 23) korzystamy z usługi dostarczania wiadomości e-mail Mailgun. W tym celu Twój adres e-mail oraz treść danej wiadomości są przekazywane do Mailgun (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, wykonanie umowy, lub lit. f), uzasadniony interes polegający na niezawodnym doręczaniu wiadomości e-mail; w przypadku wiadomości reklamowych i dotyczących opieki nad klientem art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w związku z § 7 Abs. 3 UWG).

8. Powiadomienia WhatsApp (opcjonalnie)

Jeśli wyraźnie aktywujesz tę funkcję w ustawieniach konta, dodatkowo wysyłane są określone powiadomienia za pośrednictwem WhatsApp Business API firmy Meta Platforms Ireland Limited. W tym celu zapisany numer telefonu jest przekazywany firmie Meta (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, zgoda). Funkcję tę można w każdej chwili ponownie wyłączyć w ustawieniach konta.

9. Magazyn obiektów do kopii zapasowych i przesyłania plików (AWS S3)

Do przechowywania kopii zapasowych oraz określonych przesyłanych plików (np. w związku z serwerami TeamSpeak) korzystamy z usługi magazynu obiektów Amazon S3 firmy Amazon Web Services EMEA SARL. Przetwarzanie odbywa się w celu wykonania danej umowy dotyczącej zamówionej usługi (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

10. Monitorowanie błędów (Sentry)

W celu wykrywania i usuwania błędów technicznych na naszej platformie korzystamy z usługi monitorowania błędów Sentry firmy Functional Software, Inc. W tym procesie mogą być przetwarzane techniczne informacje o błędach oraz, w razie potrzeby, fragmenty danych Twojego zapytania lub kontekstu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, uzasadniony interes polegający na zapewnieniu funkcjonalnej i wolnej od błędów platformy).

11. Analityka i marketing (Google Tag Manager / Google Analytics)

Korzystamy z Google Tag Manager oraz zintegrowanych za jego pośrednictwem usług Google Analytics firmy Google Ireland Limited w celu statystycznej analizy korzystania z naszej strony internetowej. Usługi te są aktywowane dopiero po wyrażeniu wyraźnej zgody na odpowiednią kategorię w banerze cookie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, zgoda za pośrednictwem Google Consent Mode); bez Twojej zgody pliki cookie analityczne i reklamowe pozostają dezaktywowane. Zgodę można w każdej chwili wycofać za pośrednictwem banera cookie.

12. Sieć dostarczania treści i ochrona przed atakami DDoS (Cloudflare)

W celu ochrony naszej platformy przed atakami powodującymi przeciążenie (DDoS) oraz przyspieszenia dostarczania treści korzystamy z usługi Cloudflare, Inc. jako poprzedzającego serwera proxy odwrotnego (reverse proxy). Ze względów technicznych cały ruch między Twoim urządzeniem końcowym a naszymi serwerami jest przekierowywany przez infrastrukturę Cloudflare (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpiecznej i dostępnej platformy).

13. Sztuczna inteligencja (OpenAI)

Na naszej platformie korzystamy z funkcji opartych na sztucznej inteligencji, np. z asystenta wsparcia (czat z Zappy, także dla niezalogowanych odwiedzających), asystentów w obszarach Twoich usług (np. serwery gier, vServery, serwery dedykowane, TeamSpeak, bot Discord, domeny), analizy danych wyjściowych konsoli i plików konfiguracyjnych, generatorów konfiguracji i wtyczek, wyszukiwarki pomocy, doradcy sklepu, podpowiedzi nazw domen oraz podsumowań opinii o rezygnacji. W tym celu Twoje wpisy oraz, o ile jest to konieczne do udzielenia odpowiedzi, kontekst dotyczący Twojego konta klienta i Twoich usług (np. nazwa usługi, ustawienia konfiguracji, fragmenty konsoli i logów, aktywność związana z zamówieniami i usługami) są przekazywane do modeli językowych OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Dublin, lub jej podmiotów powiązanych w USA). Odpowiedzi i historie czatów zapisujemy, aby były one dla Ciebie ponownie dostępne; w celu zapewnienia jakości historie czatów są ponadto analizowane, również z pomocą modeli OpenAI.

OpenAI przetwarza te dane w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Korzystamy z API OpenAI z wyłączonym zapisem rozmów po stronie serwera (store=false). Według OpenAI dane wejściowe i wyjściowe API nie są wykorzystywane do trenowania jej modeli, a logi służące do wykrywania nadużyć są domyślnie przechowywane przez maksymalnie 30 dni. Podstawą przekazania danych do USA są standardowe klauzule umowne (zob. punkt 21).

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (świadczenie wykorzystywanej przez Ciebie funkcji); w przypadku odwiedzających bez stosunku umownego (np. czat wsparcia) oraz analizy jakościowej historii czatów jest nią art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes w sprawnym wsparciu i w ulepszaniu funkcji). Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec analizy swoich historii czatów w celu zapewnienia jakości ze skutkiem na przyszłość (art. 21 RODO), np. e-mailem na adres info@zap-hosting.com.

Prosimy, aby nie wpisywać w czatach AI haseł, danych dostępowych ani szczególnie wrażliwych danych (art. 9 RODO), a także danych osobowych osób trzecich (np. imion i nazwisk, adresów e-mail lub wiadomości innych osób), chyba że masz prawo przekazać nam te dane.

14. Rejestracja domen (rejestrator)

Przy rejestracji, transferze i zarządzaniu domenami przekazujemy niezbędne w tym celu dane kontaktowe posiadacza domeny (imię i nazwisko, w stosownych przypadkach organizacja, adres, numer telefonu, adres e-mail oraz, jeżeli są dostępne, zwrot grzecznościowy/płeć i numer faksu) naszemu usługodawcy rejestracyjnemu Antagus oraz, w zależności od rozszerzenia domeny, właściwemu rejestrowi. Rejestr przetwarza dane na własną odpowiedzialność zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego rozszerzenia domeny; to, czy i w jakim zakresie dane posiadacza są publicznie dostępne (np. przez WHOIS lub RDAP), zależy od tych zasad i może się różnić w zależności od rozszerzenia domeny (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, wykonanie umowy).

15. Logowanie przez zewnętrznych dostawców (GitHub, Google, Discord, Steam)

Opcjonalnie możesz zalogować się u nas za pomocą konta GitHub (GitHub, Inc.), Google (Google Ireland Limited) lub Discord (Discord, Inc.) albo połączyć takie konto ze swoim kontem klienta. Konto Steam (Valve Corporation, przez Steam OpenID) można połączyć wyłącznie z istniejącym kontem klienta; logowanie przez Steam nie jest możliwe. Otrzymujemy wówczas od danego dostawcy dane profilu niezbędne do logowania i połączenia kont (np. identyfikator konta, nazwę użytkownika oraz, jeśli dostawca ją udostępnia, adres e-mail; w przypadku Steam otrzymujemy wyłącznie identyfikator Steam); dostawca dowiaduje się, że logujesz się u nas lub łączysz konto. Korzystanie z tej opcji jest dobrowolne; zamiast tego możesz zalogować się za pomocą kodu e-mail. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (logowanie i połączenie kont, które wyraźnie inicjujesz). W zakresie prowadzenia własnego konta każdy dostawca jest odrębnym administratorem; obowiązują jego informacje o ochronie danych. Połączenie możesz w każdej chwili usunąć w ustawieniach konta.

16. Ochrona przed botami (Cloudflare Turnstile)

W celu ochrony przed zautomatyzowanymi nadużyciami (np. przy logowaniu kodem e-mail, zapisie do newslettera i w niektórych formularzach) korzystamy z usługi Cloudflare Turnstile firmy Cloudflare, Inc. Na potrzeby weryfikacji do Cloudflare przekazywane są techniczne cechy Twojej przeglądarki oraz Twój adres IP; Cloudflare przetwarza te dane jako nasz podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej platformie i w ochronie przed nadużyciami). Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 21 RODO; bez tej weryfikacji chronione funkcje nie mogą być jednak używane.

17. Analiza logów (Axiom)

Dzienniki działania i błędów naszej platformy, które mogą zawierać identyfikatory techniczne, takie jak identyfikatory kont lub usług oraz adresy IP, przekazujemy do usługi logów Axiom (Axiom, Inc.) w celu analizy błędów i bezpiecznego działania, gdzie są one analizowane. Axiom przetwarza te dane jako nasz podmiot przetwarzający (art. 28 RODO); podstawą przekazania danych do USA są standardowe klauzule umowne lub decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do Programu Ochrony Danych UE-USA (zob. punkt 21). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes w sprawnej i bezpiecznej platformie). Okres przechowywania określa punkt 22.

18. PayPal (metoda płatności i wypłaty dla partnerów)

W zależności od waluty i dostępności oferujemy PayPal jako metodę płatności. Rozliczenie odbywa się za pośrednictwem Stripe; PayPal przetwarza wówczas również Twoje dane płatnicze (m.in. adres e-mail PayPal). Jeśli uczestniczysz w programie partnerskim, zapisujemy podany przez Ciebie adres e-mail PayPal lub dane rachunku bankowego w celu wypłaty Twojej prowizji i przekazujemy je odpowiedniej usłudze płatniczej lub instytucji kredytowej w celu dokonania wypłaty (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

19. Zarządzanie zadaniami (ClickUp)

Do wewnętrznej obsługi korzystamy z systemu zarządzania zadaniami ClickUp (Mango Technologies, Inc., USA). Przekazujemy do niego zgłoszenia do programu partnerskiego (imię i nazwisko, adres e-mail oraz podane przez Ciebie informacje o Twoim kanale), a w przypadku wewnętrznego dalszego procedowania zgłoszenia przez nasz dział wsparcia – imię i nazwisko, adres e-mail i numer klienta, temat oraz podsumowanie rozmowy z działem wsparcia. ClickUp przetwarza te dane jako nasz podmiot przetwarzający (art. 28 RODO; art. 6 ust. 1 lit. b) RODO lub lit. f), prawnie uzasadniony interes w uporządkowanej obsłudze zgłoszeń). W sprawie przekazania danych do USA zob. punkt 21.

20. Powiadomienia na skonfigurowane przez Ciebie kanały

W ustawieniach konta możesz skonfigurować cele Discord, Slack, Telegram lub webhook, na które wysyłamy powiadomienia dotyczące Twoich usług i Twojego konta (np. awarie serwerów, ostrzeżenia o zasobach). W tym celu przekazujemy treść powiadomienia (w tym nazwę usługi i zdarzenie) na wskazany przez Ciebie cel; adres celu zapisujemy w formie zaszyfrowanej. Za przetwarzanie w danym miejscu odpowiada odpowiedni dostawca lub operator Twojego webhooka we własnym zakresie. Funkcja jest dobrowolna; kanały możesz w każdej chwili usunąć (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

21. Podmioty przetwarzające i przekazywanie danych do państw trzecich

Jeżeli usługodawcy (np. OpenAI, Anthropic, Mailgun, Sentry, Axiom, Cloudflare, ClickUp, Amazon Web Services) przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu i na nasze polecenie, odbywa się to na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Przy logowaniu lub łączeniu konta GitHub, Google, Discord i Valve są same administratorami w odniesieniu do własnych kont.

Niektórzy odbiorcy wymienieni w niniejszej polityce prywatności (w szczególności OpenAI, Anthropic, Cloudflare, Sentry, Axiom, ClickUp, GitHub, Discord, Valve, Stripe, PayPal i Google) mają siedzibę w USA lub przetwarzają dane także za pośrednictwem podmiotów powiązanych albo podwykonawców w USA, a więc w państwie spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli odbiorca posiada certyfikat w ramach Programu Ochrony Danych UE-USA, przekazanie opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO); w przeciwnym razie opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO). W przypadku OpenAI i Anthropic opieramy się na standardowych klauzulach umownych. Kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać od nas na żądanie (info@zap-hosting.com).

22. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy co do zasady tylko tak długo, jak jest to konieczne dla danych celów przetwarzania, lub tak długo, jak istnieje ustawowy obowiązek przechowywania.

Możesz w każdej chwili usunąć swoje konto w ustawieniach konta. Usunięcie następuje 14 dni po złożeniu wniosku; do tego czasu możesz je anulować za pomocą linku w e-mailu z potwierdzeniem lub po zalogowaniu się. Następnie usuwamy lub anonimizujemy Twoje dane osobowe, chyba że stoi temu na przeszkodzie jeden z poniższych obowiązków przechowywania:

• faktury, dowody księgowe oraz dane zamówień, płatności i umów, w tym zwroty i obciążenia zwrotne (chargebacki): 8 lat (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG);
• zapisy dotyczące świadczeń na rzecz konsumentów w innych państwach członkowskich UE, które rozliczamy w procedurze OSS (punkt kompleksowej obsługi), w tym dane, na podstawie których ustalamy kraj świadczenia (np. kraj adresu rozliczeniowego): 10 lat (§ 22 Abs. 1 UStG; art. 63c rozporządzenia wykonawczego (UE) nr 282/2011);
• zgłoszenia do supportu i pozostała korespondencja handlowa kont z zamówieniami: 6 lat (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB). Jeśli nie było żadnego zamówienia, usuwamy je razem z kontem.

Okresy te rozpoczynają się z końcem roku kalendarzowego, w którym powstał dokument, i nie kończą się, dopóki nie upłynie termin wymiaru podatków, dla których dokumenty mają znaczenie (§ 147 Abs. 3 AO). W czasie przechowywania ograniczamy przetwarzanie tych danych i wykorzystujemy je wyłącznie w danym celu przechowywania (art. 18 RODO, § 35 Abs. 3 BDSG); następnie je usuwamy.

Ponadto w przypadku sprzeciwu wobec reklamy przechowujemy Twój adres e-mail na liście blokad, aby po usunięciu konta nie wysyłać Ci już reklam, a także identyfikatory płatności (np. identyfikator karty, konto PayPal), które zablokowaliśmy z powodu oszustwa płatniczego lub nadużycia obciążeń zwrotnych, w celu zapobiegania oszustwom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeśli przeszedłeś/przeszłaś ze starej platformy ZAP-Hosting (Legacy) do ZapX, przechowujemy ponadto zapis migracji: Twój dawny adres e-mail, dawną nazwę użytkownika i dawne identyfikatory usług. Służy on jako dowód zaakceptowanych przez Ciebie warunków migracji i do przeprowadzenia migracji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Tych danych nie usuwamy wraz z kontem.

Dla zablokowanych produktów Lifetime obowiązuje § 8 naszego regulaminu: dane zapisane na produkcie są w pełni zachowywane przez co najmniej 14 dni od zablokowania. Następnie możemy zarchiwizować produkt. Archiwum przechowujemy przez co najmniej sześć miesięcy, aby móc przywrócić produkt po odblokowaniu; potem może zostać usunięte. W przypadku serwerów dedykowanych sprzęt może zostać zwolniony po upływie 14 dni, przy czym wszystkie dyski zostają wyczyszczone. Przed archiwizacją, zwolnieniem sprzętu lub usunięciem archiwum informujemy Cię e-mailem.

23. Marketing bezpośredni wobec obecnych klientów i indywidualna opieka

Adres e-mail podany przy rejestracji lub w związku z zamówieniem wykorzystujemy, aby informować Cię jako klienta e-mailem o własnych podobnych produktach i ofertach oraz o wskazówkach dotyczących Twoich usług, a także aby zapewnić Ci indywidualną opiekę (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w związku z § 7 Abs. 3 UWG; uzasadniony interes polegający na opiece nad klientami i marketingu bezpośrednim). Przy rejestracji, w procesie zamówienia oraz przy przenoszeniu usług Legacy informujemy Cię o tym i zapisujemy jako dowód, że ta informacja została Ci wyświetlona (czas, wersja tekstu i miejsce wyświetlenia).

Aby wiadomości były do Ciebie dopasowane, analizujemy dane z Twojego konta klienta:

• zamówienia i wykupione produkty,
• korzystanie z Twoich usług (np. restarty, kopie zapasowe, zmiany konfiguracji),
• odwiedzane przez Ciebie sekcje panelu klienta,
• czasy logowania,
• zgłoszenia do supportu oraz
• pochodzenie Twojej rejestracji lub zamówienia (strona wejścia, parametry kampanii i strona odsyłająca).

Części tych wiadomości są tworzone przez systemy sztucznej inteligencji i oznaczane w wiadomości jako takie. W tym celu przekazujemy wymienione powyżej dane konta do Anthropic (Claude), które działa w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO); przekazanie danych do USA opieramy na standardowych klauzulach umownych (zob. punkt 21). Do przesyłania wiadomości e-mail korzystamy z Mailgun (zob. punkt 7). Dialogi z Tobą przechowujemy i analizujemy w celu zapewnienia jakości, również z pomocą tych systemów sztucznej inteligencji.

Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania Twojego adresu e-mail do celów marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO) – w ustawieniach e-mail lub za pomocą linku do wypisania się zawartego w każdej wiadomości e-mail – bez ponoszenia innych kosztów niż koszty przesłania według taryf podstawowych. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

24. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do dostosowywania niniejszej polityki prywatności, aby zawsze odpowiadała ona aktualnym wymogom prawnym lub aby uwzględnić w niej zmiany naszych usług. Podczas Twojej kolejnej wizyty obowiązywać będzie wówczas nowa polityka prywatności.